Veri Sahibi Başvuru Prosedürü (“Prosedür”), Kanun ve 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında, AKTUR ARAÇ MUAYENE İSTASYONLARI İŞLETMECILIĞI A.Ş.’ye (“Aktur”) kişisel verisi işlenen kişiden gelen başvuruların kabulü, incelenmesi, reddedilmesi ve yanıtlama süreçlerinin tanımlanması amacıyla hazırlanmıştır. Bu Prosedürün kapsamı, Kanun uyarınca kişisel verisi işlenen kişilerden gelen taleplerin değerlendirilmesidir. İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında ilgili tebliğe uygun olarak taleplerini Türkçe olarak iletmek ve talebin içerisinde aşağıda belirtilen bilgileri eksiksiz olarak bildirmek zorundadır. Aksi takdirde Aktur talebi gerekçesini açıklayarak reddedebilir. Yukarıda belirtilenlere ilaveten, talep içerisine konuya ilişkin bilgi ve belgeler eklenebilir. İlgili kişi, Kanunun 11. maddesi kapsamındaki taleplerini ilgili tebliğe uygun olarak aşağıda belirtilen kanallardan birisi ile Başvuru Formunu doldurarak gerçekleştirir. Elden başvurularda, kişinin başvurusu, kimlik teyidinin yapılması halinde kabul edilir. Başvuruyu alan çalışan, kimlik kontrolünü gerçekleştirdikten sonra, kimlik teyidinin yapıldığını form üzerinde belirtir. Bu kanalla yapılan başvurular sadece Aktur İnsan Kaynakları birimi tarafından teslim alınır ve Aktur KVKK Komitesi’ne cevap yazısı hazırlanmak üzere iletilir. İlgili kişi tarafından Aktur’un Kayıtlı Elektronik Posta adresine (“KEP”) “aktur.as@hs03.kep.tr” yapılan başvurular, Aktur’un İnsan Kaynakları birimi tarafından teslim alınır ve cevap yazısı hazırlanmak üzere Aktur KVKK Komitesi’ne iletilir. Bu kanalla yapılan başvurular yalnızca ilgili kişinin KEP adresi üzerinden yapılması gerekmektedir ve ayrıca kimlik teyidi yapılmasına gerek yoktur. İlgili kişi tarafından Aktur’un “iletisim@aktur.as” e-posta adresine elektronik imzalı ve/veya mobil imza ile yapılan başvurular, Aktur’un Muhasebe birimi tarafından karşılanır. Gönderilen başvuru formu üzerinde bulunan elektronik imza güvenli elektronik imza uygulaması ile dosyanın imzalı olup olmadığı kontrol edilir ve kimlik teyidi ardından sonra başvuru kabul edilir, başvuru KVKK Komitesine iletilir. Güvenli elektronik imza uygulaması ile imza doğrulanamıyor ise ilgili kişi yazılı kanallara yönlendirilir. İlgili kişi tarafından Aktur’a daha önceden bildirilmiş olan ve Aktur’un sistemleri içerisinde kayıtlı olan şahsi e-posta üzerinden “iletisim@aktur.as” e-posta adresine yapılan başvurular, Aktur Muhasebe birimi tarafından karşılanır, başvuru Aktur KVKK Komitesine iletilir ve cevap yazısı hazırlanır. İlgili kişinin başvuru yaptığı e-posta adresi Aktur’un sistemlerinde kayıtlı değil ise, kimlik teyidi yapılabilmesi için ilgili kişiye “Uygun Kanala Yönlendirme Şablonu” ile dönüş yapılır. İlgili kişinin Kanunun 11. maddesi kapsamındaki taleplerini yukarıda belirtilen kanallardan farklı kanallar üzerinden iletmesi durumunda, Aktur KVKK Komitesi tarafından “Uygun Kanala Yönlendirme Şablonu” ile ilgili kişi uygun başvuru kanallarına yönlendirilir. Yukarıda belirtilen uygun başvuru kanallarından gelen talepler karşılanmadan önce mutlaka kimlik teyidi aşağıdaki tabloda belirtilen yöntemlerle yapılmalıdır.
KVKK Komitesi talebi; KVKK Komitesi talebi inceledikten sonra; Aşağıdaki tabloda belirtilen başvuru konusuna göre uygun yanıt şablonları ile talep sahibine dönüş yapar.
İlgili Ekler Bu Prosedür, Aktur tarafından bütün çalışanların ulaşabileceği bir ortamda yayınlanmalı/yayımlanmalı ve tüm çalışanlar bilgilendirilmelidir. Kanun:6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Özel Nitelikli Kişisel Veri:ve talebe istinaden gerekli işlemlerin yapılmasını talep eder.
Aşağıdaki tabloda belirtilen başvuru konusuna göre uygun yanıt şablonları ile talep sahibine dönüş yapar.
Bu Prosedürün ihlali durumunda, KVKK Komitesi derhal haberdar edilmelidir. Aktur, kendi takdirine bağlı olarak, Prosedürü ihlal eden kişiler için disiplin cezası uygulama, iş akitlerini feshetme, askıya alma veya yargı yoluna başvurma ve Prosedürü ihlal eden ve kişisel verilerin korunması ile alakalı diğer gereklilikleri yerine getirmeyen kişiler ile alakalı iddiada bulunma hakkını saklı tutar. 5 GÖZDEN GEÇİRME Bu Prosedür yıllık olarak ve gereken durumlarda gözden geçirilmelidir. 6 PROSEDÜRÜN DAĞITILMASI Bu Prosedür, Aktur tarafından bütün çalışanların ulaşabileceği bir ortamda yayınlanmalı/yayımlanmalı ve tüm çalışanlar bilgilendirilmelidir. 7 TANIMLAR Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. KVKK Komitesi: Aktur içerisinde daha önceden yapılan ve ilerleyen dönemlerde yapılacak olan Kanun kapsamındaki çalışmaların tek yerden yönetilmesi, denetlenmesi, üst yönetime raporlanması ve gerekli aksiyonların alınması için ilgili paydaşların yer aldığı komitedir. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
